مدير أول لإدارة المجتمعات – المجتمعات واتحادات الملاك‌​

الهدف من الوظيفة

يتولى مدير المجتمع الأول قيادة محفظة متعددة من المجتمعات، ويكون مسؤولاً عن الإدارة الشاملة للمجتمعات المكلف بها، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: تخطيط واعتماد وتحصيل رسوم الخدمات؛ تنظيم وقيادة الجمعيات العمومية السنوية (AGAs) واجتماعات اللجان؛ الإشراف على العمليات اليومية للمواقع؛ إدارة علاقات أصحاب المصلحة؛ الإشراف على مزودي الخدمات وأداء العقود؛ تخطيط وتنفيذ الاتصالات والفعاليات المجتمعية؛ تنسيق مسائل فترة ضمان العيوب (DLP) مع المطور والأطراف المعنية؛ والتنسيق مع جميع الجهات الحكومية والشركاء والأطراف الثالثة التي تدعم بشكل مباشر أو غير مباشر إدارة وتشغيل المجتمع، مع ضمان الامتثال الكامل لدليل إدارة المجتمعات (MCD)، ونظام إدارة الخدمات (SMS)، والسياسات، واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)، ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
كما يقود شاغل الوظيفة مبادرات التحسين المستمر، وإدارة المخاطر، والتدقيق، والتحول عبر محفظة المجتمعات.

المسؤوليات الوظيفية

إدارة اتحاد الملاك (OA)

• ضمان الامتثال الكامل لوثائق الحوكمة والقوانين والتعليمات ذات الصلة.
• قيادة تأسيس وتسجيل وحوكمة اتحادات الملاك عبر محفظة المجتمعات.
• رئاسة والإشراف على الجمعيات العمومية واجتماعات مجلس الإدارة/اللجان، وإعداد حزم الاجتماعات، والإشعارات، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات.
• تلبية المتطلبات السكرتارية والإدارية للمجتمع (محاضر الاجتماعات، التقارير، العروض التقديمية، المراسلات، الإشعارات، إلخ).
• إدارة المناطق والمرافق المشتركة بالمجتمع (المباني، المرافق، البنية التحتية، وأعمال التنسيق، والخدمات الصلبة والناعمة).
• إدارة العقود والاتفاقيات مع جميع الأطراف التي تتعامل أو تنفذ أعمالاً داخل المجتمع.
• مراجعة وتطبيق أساليب للتواصل الدوري وتحديثات منتظمة لأعضاء المجتمع والسكان.
• التنسيق مع الجهات الحكومية بشأن قضايا المجتمع ومعالجة حالات التصعيد والمسائل المعقدة الخاصة بالملاك.
• التوفر على مدار الساعة (24×7) للتعامل مع حالات الطوارئ خارج ساعات العمل عند الحاجة.

الإشراف المالي

• قيادة إعداد ميزانيات رسوم الخدمات السنوية والتدقيق المالي بالتنسيق مع الإدارة المالية، وعرضها على دائرة البلديات والنقل – أبوظبي (ADREC) ومجالس الإدارة.
• تحمل المسؤولية الكاملة عن أداء الأرباح والخسائر (P&L) للمحفظة، ومراقبة الانحرافات، وتنفيذ مبادرات خفض التكاليف وزيادة الإيرادات.
• إدارة الشؤون المالية للمجتمع، والتأمينات، وتنفيذ مطالبات التأمين ذات الصلة.
• مراجعة واقتراح مبادرات لزيادة دخل المجتمع وتحقيق وفورات في التكاليف.
• قيادة استراتيجيات التحصيل وبرامج الاسترداد، ومتابعة الذمم المدينة وتقادمها والإحالات القانونية.
• تحديد وتطبيق إجراءات خفض التكاليف.

خدمة العملاء والتواصل

• معالجة شكاوى السكان وضمان الاستجابة السريعة لمخاوفهم.
• إعداد الاتصالات والحملات المجتمعية مع ضمان الوضوح والامتثال والاتساق مع هوية العلامة التجارية.
• بناء علاقات إيجابية مع الملاك والعمل كواجهة لاتحاد الملاك.
• تخطيط ودعم الفعاليات المجتمعية وتعزيز بيئة سكنية مترابطة وتفاعلية.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

• إعداد واعتماد الميزانيات من قبل ADREC في الوقت المحدد.
• نسبة تحصيل رسوم الخدمات مقارنة بالأهداف المحددة.
• الامتثال للمتطلبات النظامية وحوكمة اتحاد الملاك.
• جودة مشاركة مجلس الإدارة/اللجان وإنجاز الجمعيات العمومية.
• استكمال وتحليل استبيانات رضا العملاء.
• أداء الموردين والالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة.
• معدلات المشاركة في الفعاليات والتغذية الراجعة.
• التنفيذ الناجح للمبادرات المجتمعية.

المهارات والمعرفة والسمات

• فهم قوي لقوانين الملكية المشتركة (JOP) والأنظمة المعمول بها في أبوظبي.
• كفاءة مالية عالية وإدارة الميزانيات، مع القدرة على شرح البيانات المالية للجان.
• مهارات تواصل وتفاعل عالية المستوى.
• منظم، استباقي، ويركز على الحلول.
• شغوف بالتفاعل المجتمعي وخلق تجارب إيجابية للسكان.

المؤهلات العلمية ومتطلبات الخبرة

• شهادة مهنية (مثل CMCA أو AMS أو PCAM أو ما يعادلها).
• فهم عميق لقوانين الملكية المشتركة (JOP) ولوائح أبوظبي، مع خبرة في الحوكمة وإدارة أصحاب المصلحة.
• خبرة سابقة في مشاريع كبيرة متعددة الاستخدامات.
• كفاءة مالية قوية والقدرة على عرض الميزانيات وتحليل الانحرافات أمام مجالس الإدارة.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دور مماثل، ويفضل ضمن مؤسسة متوسطة إلى كبيرة الحجم.
• خبرة في إدارة المجتمعات داخل إمارة أبوظبي.
• إجادة استخدام حزمة Microsoft Office وأنظمة إدارة المجتمعات.
• مهارات ممتازة في التواصل والتفاوض وحل النزاعات.

ملاحظة:
لا تمثل المهام والمسؤوليات المذكورة أعلاه قائمة شاملة، وقد يتم تكليف الموظف بمهام إضافية من وقت لآخر، أو قد يتغير نطاق الوظيفة بما يتماشى مع متطلبات العمل.

إذا رغبت، يمكنني:

• تكييف الترجمة لتكون قانونية رسمية أو إعلانية للتوظيف
• أو اختصارها لنسخة إعلان وظيفة
• أو تحويلها إلى وصف وظيفي معتمد للموارد البشرية.