مشرف جمعية المُلّاك / المجتمع

ملخص الوظيفة

تحت إشراف مدير جمعية المُلّاك / المجتمع، يقدم المشرف خدمات إدارة المجتمع لمحفظة محددة. ويجب عليه أيضًا ضمان الامتثال الكامل للقوانين واللوائح والتشريعات ذات الصلة من قبله، ومن قبل العملاء والمستخدمين النهائيين.

يتحمل المسؤولية الكاملة عن إدارة طلبات العملاء لكامل المحفظة، ويكون نقطة الاتصال الأولى لهم.

يتولى المشرف المسؤولية العامة عن إدارة محفظة المجتمع المخصصة له، بما في ذلك – دون حصر – العمليات والإشراف في الموقع، الإدارة المالية، الإدارة العامة، إدارة العلاقات، التعامل مع المُلّاك، ومراقبة مقدمي الخدمات والمقاولين، وجميع الكيانات الأخرى التي تسهم بشكل مباشر أو غير مباشر في إدارة وتشغيل المجتمع.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• ضمان الامتثال الكامل لوثائق الحوكمة والقوانين والتعليمات الواردة فيها.
• إدارة العلاقات مع المُلّاك/السكان
• تلبية المتطلبات الكتابية والإدارية للمجتمع (محاضر الاجتماعات، التقارير، العروض التقديمية، الرسائل، الإشعارات، إلخ).
• إدارة المناطق المشتركة في المجتمع والخدمات المقدمة فيها (المباني، المرافق، البنية التحتية، تنسيق الحدائق، والخدمات الصلبة والناعمة).
• إدارة العقود أو الاتفاقيات مع جميع الأطراف التي تتعامل مع المجتمع، حسب التكليف.
• مراجعة وتطبيق وسائل الاتصال المنتظم أو التحديثات مع أعضاء المجتمع والسكان.
• التنسيق مع الجهات الحكومية بخصوص المواضيع المتعلقة بالمجتمع كلما دعت الحاجة.

الجانب المالي

• إدارة ميزانيات رسوم خدمات المجتمع من خلال ممارسة العناية الواجبة وضبط التكاليف لضمان عدم تجاوز المصاريف للميزانية.
• مراجعة الفواتير الواردة ومعالجتها لضمان السداد في الوقت المناسب.
• إدارة الشؤون المالية للمجتمع، التأمينات، وتنفيذ المطالبات ذات الصلة.
• مراجعة واقتراح مبادرات لزيادة دخل المجتمع وتوفير التكاليف.
• إدارة مقدمي الخدمات في المجتمع.
• إدارة جميع جوانب الإدارة، الأمن، التنظيف، خدمة صف السيارات، الأنظمة الكهربائية والميكانيكية والسباكة، وتنظيف الواجهات. وضمان تحسين الخدمات وإجراءات التفتيش بشكل مستمر.
• التواجد على مدار الساعة للتعامل مع حالات الطوارئ خارج ساعات العمل مثل الفيضانات، الحرائق، الحوادث، وذلك بالتنسيق مع فريق الدعم من المكتب الرئيسي حسب أوقات الاستجابة المتفق عليها.
• مراقبة الصيانة الوقائية والتفاعلية والطوارئ والاستبدال المخطط له.
• إدارة الضمانات والمتابعة على عيوب المعدات.
• التنسيق والتخطيط مع الإدارات ذات الصلة للخدمات الأساسية مثل: الاستقبال، الأمن، الصيانة، البريد، الأرشفة، التنظيف، التموين، إدارة النفايات وإعادة التدوير.
• ضمان التزام المبنى بمتطلبات الصحة والسلامة، والامتثال للتشريعات.
• التأكد من إنجاز الأعمال المتفق عليها من قبل الموظفين أو المقاولين بشكل مرضٍ، والمتابعة على أية أوجه قصور.
• استخدام تقنيات إدارة الأداء لمراقبة وتحقيق مستويات الخدمة المتفق عليها وقيادة التحسينات.
• الاستجابة المناسبة للطوارئ أو القضايا العاجلة عند ظهورها والتعامل مع نتائجها.
• تنظيم اجتماعات دورية مع جميع أصحاب المصلحة المعنيين بالعمليات لتعزيز إدارة الموقع بشكل عام.
• تقديم المشورة للإدارة العليا بشأن أي عدم التزام أو ضعف أداء من قبل مقدمي الخدمة، والتوصية باتخاذ الإجراءات المناسبة (استباقية، تفاعلية، تصحيحية).

خدمة العملاء

• ضمان التواصل الفوري والفعال مع العملاء.
• معالجة شكاوى العملاء وتقليل التصعيد إلى الإدارة العليا.
• إعداد نشرات إخبارية أو تحديثات للمجتمع بشكل شهري أو ربع سنوي

التقارير

• إعداد تقارير مجدولة وتقارير خاصة للإدارة العليا.
• إعداد العروض التقديمية والتحليلات حسب الحاجة.

الكفاءات الفنية

• درجة بكالوريوس في المحاسبة، الهندسة، العقارات أو إدارة الأعمال تُعد ميزة واضحة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المجتمعات.
• الخبرة في المشاريع التطويرية الكبرى تُعد ميزة كبيرة.

الكفاءات السلوكية

• مهارات تواصل وكتابة ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
• شخصية إيجابية، متحمسة، محورها خدمة العملاء، تحب التعامل مع الناس وتتمتع بروح المبادرة.
• القدرة على العمل تحت ضغط مستمر.
• فهم شامل لجميع قوانين وتنظيمات الملكية المشتركة في أبوظبي (JOP).
• فهم متوسط للمحاسبة المالية وإعداد الميزانيات للملكية المشتركة.
• إتقان استخدام منتجات مايكروسوفت (Excel، Word، البريد الإلكتروني).
• مهارات تنظيم وإدارة وقت ممتازة.
• التفكير التحليلي ومهارات حل المشكلات.

ملاحظة: المهام والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست شاملة وقد تُكلّف الموظف بمهام إضافية حسب الحاجة أو قد تتغير تبعًا لمتطلبات العمل.