مسؤول إدارة الملفات

ملخص الوظيفة

يتولى مسؤول الوثائق أداء وظائف متعددة تتعلق بإدارة الوثائق، أرشفتها، تصويرها، وصيانة سجل الوثائق الخاصة بالمشاريع.

الواجبات والمسؤوليات الرئيسية

• استلام وتسجيل الوثائق المقدمة من العميل للمشروع، بما في ذلك الوثائق المُعدة داخليًا.
• إدارة إصدار أرقام الوثائق وصيانة سجلات الوثائق المناسبة للمشروع.
• صيانة قواعد البيانات المخصصة للمشروع.
• ضمان التصنيف الصحيح للوثائق، الفرز، التقديم، والأرشفة المناسبة.
• مراجعة اكتمال الوثائق وإعداد تقارير تسليم الوثائق.
• إجراء فحص جودة للوثائق وفقًا لإجراءات إدارة الوثائق في الشركة.
• إجراء نسخ احتياطي للملفات لضمان التخزين المناسب وأرشفة السجلات الإلكترونية.
• إعداد التقارير ومحاضر الاجتماعات عند الحاجة.
• الإبلاغ عن مخاطر الصحة والسلامة المهنية، الحوادث، والمخاوف.
• تنفيذ المهام الأخرى التي قد يتم تكليفها من وقت لآخر.

الكفاءات الفنية

• المؤهل: دبلوم.
• المعرفة البرمجية: معرفة برامج مثل Aconex أو Prolog تعد ميزة إضافية.

الكفاءات السلوكية

• مهارات تحليلية ممتازة.
• إجادة التواصل الشفوي والكتابي باللغة الإنجليزية.
• القدرة على العمل بمبادرة ذاتية.
• النزاهة والموثوقية.
• القدرة على التعامل مع الآخرين.

إخلاء المسؤولية:

الواجبات والمسؤوليات الموضحة أعلاه ليست شاملة، وقد يتم تكليف الموظف بمهام إضافية أو تعديل نطاق الوظيفة حسب متطلبات العمل.