مراقب وثائق (Document Controller)

ملخص الوظيفة

يتولى مراقب الوثائق تنفيذ مختلف المهام المتعلقة بمراقبة الوثائق، وأرشفة المستندات، وتصوير الوثائق، والحفاظ على سجلات الوثائق الخاصة بمشاريع الهندسة والإنشاءات. يعمل شاغل الوظيفة تحت إشراف محدود من المسؤول المباشر، مع الالتزام بالدقة والتنظيم وفق إجراءات الشركة المعتمدة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• استلام وتسجيل جميع الوثائق الهندسية والإنشائية، بما في ذلك الوثائق الصادرة داخليًا، مع ضمان التتبع والتحكم الدقيق.
• إدارة إصدار أرقام الوثائق والحفاظ على سجلات وثائق شاملة لجميع مشاريع الإنشاءات.
• المحافظة على قواعد بيانات المشاريع المخصصة وتحديثها بشكل دوري لضمان سلامة البيانات وسهولة الوصول إليها.
• تصنيف وفرز وحفظ الملفات بالشكل الصحيح، مع الالتزام بإجراءات الأرشفة للملفات الإلكترونية والورقية.
• مراجعة اكتمال ودقة الوثائق قبل تقديمها أو تحميلها على الأنظمة المعتمدة.
• إجراء فحوصات الجودة على الوثائق وفق إجراءات مراقبة الوثائق المعتمدة قبل تحميلها على نظام Aconex أو أي أنظمة أخرى.
• متابعة حالة الوثائق والتنسيق بشأن الموافقات أو التسليمات المعلقة.
• تنفيذ عمليات النسخ الاحتياطي الدورية للملفات والسجلات الإلكترونية لضمان الحفظ الآمن وسهولة الاسترجاع.
• إعداد تقارير المشاريع والعروض التقديمية حسب متطلبات الفريق أو الإدارة.
• تحديث السجلات المشتركة والمتابعات اليومية لإظهار الحالة الحالية للمشاريع والوثائق.
• صياغة المراسلات والخطابات بناءً على مدخلات أصحاب المصلحة، وبالتنسيق مع المدراء أو مديري المشاريع.
• الإبلاغ بشكل استباقي عن أي مخاطر أو حوادث أو ملاحظات متعلقة بالصحة والسلامة والبيئة (HSE) داخل موقع العمل.
• تنفيذ أي مهام أو واجبات أخرى ذات صلة يتم تكليفها حسب متطلبات العمل.

الكفاءات الفنية

• شهادة دبلوم كحد أدنى.
• المعرفة بأنظمة إدارة الوثائق مثل Aconex أو Prolog تعتبر ميزة إضافية.

الكفاءات السلوكية

• مهارات تحليلية وتنظيمية ممتازة.
• إجادة التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
• القدرة على العمل باستقلالية والمبادرة الذاتية.
• التحلي بالنزاهة والموثوقية والدقة في العمل.
• مهارات التعامل الجيد مع الآخرين والعمل بروح الفريق.

ملاحظات
المهام والمسؤوليات المذكورة أعلاه ليست حصرية، وقد يتم تكليف الموظف بمهام إضافية من وقت لآخر، كما قد يتغير نطاق الوظيفة وفقًا لمتطلبات العمل واحتياجات الشركة.
إذا رغبت، يمكنني أيضًا:

• إعداد نسخة ثنائية اللغة (عربي / إنجليزي)
• تبسيطها لتناسب إعلان توظيف
• مواءمتها مع معايير سوق العمل في الإمارات
• تخصيصها حسب مشاريع تعتمد بشكل كبير على Aconex